Von der Papierakte zur rechtssicheren E-Akte: Der Workshop vermittelt Grundlagen der analogen und digitalen Aktenführung, zeigt typische Stolpersteine bei Scan, Datenschutz, Beweiswert und Archivierung und entwickelt mit den Teilnehmenden praxistaugliche Wege für die Umsetzung in der Verwaltung.
Die Digitalisierung der Verwaltung verändert nicht nur den Kontakt zwischen Bürger:innen und Behörde, sondern auch die internen Arbeitsabläufe grundlegend. Spätestens mit der Umsetzung digitaler Verwaltungsleistungen stellt sich in vielen Behörden die Frage, wie Akten künftig rechtssicher, nachvollziehbar und effizient geführt werden können. Die Einführung der E-Akte ist dabei weit mehr als die Anschaffung einer technischen Lösung: Sie erfordert klare Strukturen, angepasste Prozesse, ein gemeinsames Verständnis von Aktenführung und die sichere Einbindung der Mitarbeitenden.
Der Seminarworkshop vermittelt die rechtlichen und praktischen Grundlagen einer modernen Aktenführung und begleitet die Teilnehmenden auf dem Weg von der Papierakte zur elektronischen Akte. Im Mittelpunkt steht zunächst die Frage, was eine Akte rechtlich und organisatorisch ausmacht. Behandelt werden der formelle und materielle Aktenbegriff, die zentralen Aktenführungsgrundsätze, die Pflicht zur Aktenführung sowie die unterschiedlichen Lebensphasen einer Akte – von der Entstehung über die Bearbeitung bis hin zur Schließung und Archivierung. Darauf aufbauend erarbeiten die Teilnehmenden, wie eine personenunabhängige, transparente und praxistaugliche Aktenstruktur gestaltet werden kann. Denn eine erfolgreiche E-Akte setzt voraus, dass Abläufe nicht allein an einzelnen Mitarbeitenden oder gewachsenen Papierstrukturen hängen, sondern für die gesamte Organisation nachvollziehbar und verbindlich ausgestaltet sind.
Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Einführung und Vorbereitung der E-Akte. Dabei werden Fragen der Datensicherheit, des Datenschutzes, der Dokumentenaufbereitung sowie des Scanvorgangs behandelt. Besondere Aufmerksamkeit gilt der Nachbearbeitung, Integritätssicherung sowie der notwendigen Prozess- und Verfahrensdokumentation. Auch die Anforderungen der TR-Resiscan und die rechtlichen Probleme rund um Scanprozesse, Beweiswert und den Umgang mit Originaldokumenten werden praxisnah eingeordnet.
Im Seminar wird außerdem beleuchtet, wie digitale und analoge Post zum Bestandteil der E-Akte wird und welche Kommunikationswege mit Bürger:innen, Gerichten, Rechtsanwält:innen und anderen Verfahrensbeteiligten zu beachten sind. Dabei geht es nicht nur um rechtliche Vorgaben, sondern auch um typische Fallstricke des Verwaltungsalltags.
Abschließend werden die Schließung, Aufbewahrung und Archivierung elektronischer Akten behandelt. Die Teilnehmenden lernen die besonderen Anforderungen an E-Akten kennen und erhalten einen Überblick über die einschlägigen archivrechtlichen Vorgaben von Bund und Ländern.
Der Workshop verbindet rechtliche Grundlagen mit praktischen Umsetzungsperspektiven. Ziel ist es, den Teilnehmenden Sicherheit für die Einführung, Begleitung und Weiterentwicklung der E-Akte in ihrer Verwaltung zu geben. Sie lernen, typische Stolpersteine frühzeitig zu erkennen, rechtliche Anforderungen in praktikable Prozesse zu übersetzen und die E-Akte nicht nur als technisches Projekt, sondern als organisatorischen Veränderungsprozess zu verstehen.
